Se você tem uma empresa, você precisa ter um controle de estoque e gerir todos os seus produtos que entram e que saem do seu estoque, caso contrário, você encontrará muitos problemas na hora de bater as contas do mês e calcular os seus lucros e perdas. No final do artigo disponibilizarei o link para download da planilha, ou você pode baixar agora mesmo clicando aqui.
O controle de estoque é a sua melhor alternativa para fazer isso, com ele você vai poder registrar todo e qualquer produto que você tenha, assim como fazer toda a fiscalização e o controle de entrada e saída desses produtos e mercadorias da sua empresa. Isso é exatamente tudo o que você precisa, não é mesmo? Controle total!
Se você está começando uma empresa que vá trabalhar com produtos e não serviços, ou se você já possui uma, você já deve saber que na hora de empreender, você precisa ter um planejamento, concorda? Planejamento é a chave para o sucesso não importa qual área você esteja atuando. Você vai precisar ter o controle total do seu estoque, saber tudo o que anda entrando e saindo para poder atender a demanda dos seus clientes de forma que atinja às suas expectativas e produza uma boa experiência para o seu cliente. Você já deve saber daquela máxima que se fala no mundo dos negócios, não é mesmo? “Cliente feliz é fiel e traz novos clientes”.
E para proporcionar isso, você vai poder contar com a ajuda de planilhas e fórmulas que vão otimizar todo o processo de estocagem que a sua empresa necessita.
Mas, agora, você deve estar se perguntando, é difícil de fazer essas planilhas e fórmulas matemáticas para chegar ao resultado que eu estou procurando? A resposta é não. E hoje nós iremos mostrar a melhor planilha que vai dar mais facilidade para você nessa hora. Download da Planilha, o link estará no fim do artigo também.
O que é estoque?
O controle de estoque ou gestão de estoque é um setor muito importante para as empresas, sejam elas grandes, médias ou pequenas. Nesta área é possível saber o quanto será necessário comprar no próximo pedido ao fornecedor, além de poder fazer levantamentos de informações úteis sobre vendas, já que o setor direto de vendas nem sempre dá conta desses relatórios.
A principal função do controle de estoque é melhorar o investimento em estoques, aumentando o uso eficiente dos meios internos de uma empresa, e minimizando as necessidades de capital investido.
Atualmente, a gestão de estoque é realizada através de softwares, que são conhecidos como “Programas para Controle de Estoque” (PCE), “Sistema Integrado de Gestão” (SIG) ou “Programas para Automação Comercial” (PAC).
Abaixo, confira uma lista com algumas das vantagens de informatizar seu controle de estoque:
Controle de entrada e saída de mercadorias;
Levantamento da quantidade produtos em estoque;
Informações sobre a localização física do produto em estoque;
Aviso de baixo saldo de produtos;
Emissão de relatórios de produtos com baixo índice de vendas;
Emissão de relatórios de curva ABC de produtos mais vendidos;
Controle de furtos ou fraudes dentro da organização;
Maior agilidade no atendimento ao cliente.
Hoje em dia já existe uma grande variedade de softwares disponíveis no mercado. Portanto, é possível efetuar um controle de estoques facilmente. Além da função principal, alguns programas permitem gerenciar outras áreas da empresa, tais como o Financeiro, setor de faturamento e demais atividades que envolvam a rotina de vendas de mercadoria.
Por que o controle de estoque é tão importante?
Organizações que atuam como fabricantes ou montadoras com foco em produção de bens, precisam de um estoque bem controlado por uma série de motivos. Até porque uma empresa que depende diretamente da produção não tem como sobreviver sem um bom sistema de gestão de estoques. Vejamos as principais razões:
ATENDER A DEMANDAS
A demanda de bens e serviços não é a mesma durante o decorrer do ano. O ponto alto da venda de ventiladores é no verão, e durante o inverno, as vendas caem. O setor de vestimentas também tem demanda muito sazonal, com vendas de roupas curtas no verão e longas e quentes no inverno.
Um bom controle e planejamento de estoque auxiliam no cumprimento de exigência. Todos sabem que o fator determinante do aumento de receita é o atendimento integral de uma demanda.
CONTINUIDADE
Um controle criterioso permite a execução de operações contínuas. Dando um exemplo, se uma empresa produz produtos que dependem de matéria-prima específica, é óbvio que a equipe de produção precisará de um bom estoque dessas matérias para que a fabricação seja feita sem interrupções.
Esperamos que o conceito de controle de estoques tenha ficado bem entendido para você. Se o assunto é gestão com qualidade, eficiência e economia, um bom sistema de gestão de estoques não pode faltar. Independentemente de ter sido feito em programas de computador ou em simples planilhas, o importante é que o controle de estoques gere resultados e segurança para sua empresa!
TIPOS DE CONTROLE DE ESTOQUE
Por representarem um dos ativos mais importantes nas empresas, a correta determinação dos estoques é fundamental para a apuração adequada do lucro líquido do exercício.
As contas contábeis de estoques determinam o registro de diversos tipos de operações, sendo que nós detalharemos especificamente dois aspectos de controle que são os estoques de produtos acabados e de almoxarifado.
Para melhor compreensão, podemos defini-los como:
Estoques de produtos acabados, que representam os bens originados da produção da empresa;
Almoxarifado, que inclui matérias-primas e peças de reposição.
Desta forma, é de fundamental importância a adoção de um controle de estoques que apresente segurança total quanto aos seguintes aspectos:
Registros das aquisições e produção de bens integrantes do estoque;
Registros de saídas por vendas, transferências ou aplicação na produção;
Permitir apurar os custos de produtos;
Controle analítico da composição do saldo contábil;
Informações detalhadas que viabilizem os inventários físicos.
Gestão de estoque
A importância da gestão de estoque é indiscutível, pois visa assegurar que materiais ou produtos da empresa estejam corretamente registrados e seguros.
Além de garantir à fidedignidade das informações contábeis e preservar o capital investido a implantação deste controle, quando exercido de forma segura e rígida, serve como instrumento de identificação de fraudes por desvios de materiais e produtos, assim como auxiliar no monitoramento e identificação de possíveis irregularidades em compras.
Sua implantação permite fortalecer o planejamento financeiro e fiscal da empresa, por gerar informações quanto ao giro de estoque e possibilidades de adequar operações a aproveitar incentivos fiscais.
PONTOS A OBSERVAR PARA OPERACIONALIZAR UM ADEQUADO CONTROLE DE ESTOQUES
Para que se possa operacionalizar a gestão de estoque adequada, alguns aspectos devem ser considerados para possibilitar atingir os objetivos pretendidos:
ESTABELECER A ESTRUTURA DE CONTROLE A SER IMPLANTADA
A definição da estrutura gerencial e operacional para executar o controle de estoques deve ser objetivo principal na implantação deste processo. Fatores que determinem as responsabilidades e quem as executa, as formas de controle e dados a serem divulgados são fundamentais para um controle efetivo.
Neste ponto devem ser levados em consideração os seguintes pontos:
O responsável por gerenciar as informações não deve executar as tarefas de compras, recebimento e fornecimento dos materiais e produtos, nem deve estar alocado na estrutura responsável por estas atividades;
Aqueles que efetuam compras não devem fazer parte da estrutura responsável pelas atividades de armazenagem e fornecimento;
Os inventários físicos devem ser realizados por pessoal que não esteja envolvido nestas atividades operacionais e de controles.
A adoção destas medidas permite afirmar que o controle possui segurança por considerar a segregação de atividades, reduzindo desta forma os riscos envolvidos.
DEFINIR A POLÍTICA DE ESTOQUES
A implantação de uma Política de Estoques representa o estabelecimento transparente dos critérios a serem adotados quanto aos níveis de segurança dos estoques, estoques máximos e mínimos, critérios de aquisições e planejamento.
IMPLANTAR FERRAMENTAS DE CONTROLE
Devem ser definidas as formas de controle a serem adotadas para os estoques, estabelecendo a utilização de métodos manuais ou sistêmicos de controles e os dados necessários a operacionalizar as transações.
Neste processo devem ser definidos os perfis relacionados às atividades a serem exercidas e seus responsáveis.
ESTABELECER O CRITÉRIO CONTÁBIL DE REGISTRO
Definir os critérios contábeis a serem adotados nas operações de estoques auxiliam na exatidão dos registros e uniformizam os critérios a serem cumpridos, gerando benefícios nas demonstrações contábeis.
DEFINIR O PROCESSO DE IDENTIFICAÇÃO DE MATERIAIS E PRODUTOS
A classificação e identificação dos itens de estoques devem ser definidas previamente, este procedimento auxilia as operações cotidianas por padronizar os registros de estoques.
ESTABELECER AS ROTINAS DE INVENTÁRIOS
Devem ser implantadas normas de inventários que definam os procedimentos a serem adotados nas contagens (formas de registros, critérios de contagens, fluxo de informações, etc.), períodos de realizações, responsáveis por suas execuções e critérios de ajustes.
Cabe salientar que implantar um controle de estoques na empresa requer um planejamento adequado e definições formais dos principais aspectos a serem abordados, assim como a definição correta sobre as responsabilidades de cada participante do processo.
Para baixar nossa planilha de controle de estoque e muitas outras, clique no link de download abaixo.
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